Informacija vadovui - tik tokia, kokios reikia

2009 07 17 @ 13:46  ›  Kategorijos: Personalo vadyba, Vadovavimas ir lyderystė

Retos įmonės vadovas gali pasigirti, kad aiškiai suvokia savo vaidmenį įmonėje ir yra tinkamai aprūpinamas informacija, reikalinga jo lygmens klausimams spręsti. Gerokai dažniau vadovai skundžiasi negaunantys jiems reikalingos informacijos arba priešingai – yra užverčiami krūvomis įvairių duomenų, tarp kurių sunkiai randa konkretiems sprendimams priimti reikalingą informaciją. Tai sudėtingas klausimas, kuris gali būti sėkmingai sprendžiamas tik sutvarkius pačios įmonės vadybos sistemą.

Retas įmonės vadovas teisingai atsakys į, atrodo, paprastus klausimus: „Ką turi dirbti įmonės vadovas? Už ką jis turi atsakyti įmonėje?“ Dažniausiai pasitaikantys atsakymai būna: „Įmonės vadovas atsako už visos įmonės veiklą“; „Vadovas atsako už įmonės uždirbamą pelną“; „Vadovas vadovauja visos įmonės veiklai ir nustato jos veiklos tikslus“ ir pan. Nė vienas iš šių atsakymų nėra teisingas vadybos aspektu, kai svarbu ne skambios frazės, bet konkretus darbas ir jo rezultatas. Abstrakčiai vadovauti veiklai nereikia – iš to jokios naudos. Jeigu jau vadovaujama, tai tik konkrečiai. Vadinasi, kokie reikalavimai keliami įmonės padalinių vadovams ar vadybininkams ir jų darbui, tokie patys reikalavimai (tik, suprantama, visai kito lygmens) turi būti keliami ir įmonės vadovui. Kaip tam tikrais matais turi būti vertinamas kiekvieno įmonės darbuotojo darbas, taip turi būti vertinama ir įmonės vadovo veikla. Taigi šiuo atveju vadovo atsakomybė už visą įmonės uždirbamą pelną, kaip ir už visą įmonės veiklą, – iš esmės nieko nereiškia.

Pelną uždirba ne vadovas, o visų įmonės padalinių ir jų darbuotojų bendras darbas, vieniems gaminant produktus, kitiems parduodant, tretiems aptarnaujant pirmuosius ir antruosius. Todėl visa įmonės veikla ir atsakomybė už ją, joje daromus kaštus bei gaunamą rezultatą turi būti atitinkamai suskirstyta.

Už gamybinius kaštus ir gamybinę veiklą turi būti atsakingi tą veiklą tiesiogiai tvarkantys vadovai, už prekybinę veiklą ir prekybinius kaštus atsakingi šiai veiklos sričiai tiesiogiai vadovaujantys marketingo vadovai. O įmonės vadovas turi atsakyti už įmonės bendruosius kaštus, nes už juos daugiau niekas įmonėje neatsako ir negali atsakyti – juk šių kaštų dydis beveik visada priklauso tik nuo įmonės vadovo sprendimų. Bendrieji kaštai (bendrąsias ir administracines funkcijas vykdančių padalinių kaštai) nėra tiesiogiai skirti nei produktų gamybai, nei jų pardavimui. Šie kaštai yra susiję su įvairiomis įmonės organizacinėmis struktūromis ir jų funkcionavimu (pavyzdžiui, buhalterine apskaita, juridiniu aptarnavimu, veiklos administravimu, veiklos kokybės kontrole ir pan.), bet ne su konkrečių produktų gamyba ar jų pardavimu. Bendrieji kaštai, be kita ko, iš visų įmonėje daromų kaštų sunkiausiai optimizuojami. To priežastis paprasta – gana sudėtinga įvertinti šių kaštų ryšį su jų duodama nauda. Jeigu gamybinių kaštų indėlį į produktų gamybą nustatyti nėra sudėtinga, prekybinių kaštų indėlį į produktų pardavimą – irgi įmanoma, tai bendrieji kaštai šia prasme yra problemiškiausi.

Bene viena efektyviausių šių kaštų optimizavimo priemonių yra tokių kaštų paskirstymas tarp bendrųjų padalinių paslaugomis besinaudojančių įmonės veiklų, padalinių ir projektų. Toks paskirstymas leidžia išgryninti bendruosius kaštus, padeda nustatyti jų indėlį į įmonės veiklos rezultatus ir nenaudingai daromas išlaidas.

Įmonės vadovas, pasirūpinęs tokios bendrųjų kaštų paskirstymo sistemos įgyvendinimu, galės skirti palyginti nedaug laiko daugiau ar mažiau objektyviai įvertinti bendrųjų kaštų reikalingumą ir jų mažinimo galimybes. O už visus kitus kaštus (gamybinius ir prekybinius) turi atsakyti ne įmonės vadovas, bet atitinkamų padalinių ir projektų vadovai. Jie savo veiksmais gali ir turi daryti įtaką gamybiniams bei prekybiniams procesams, juose daromiems kaštams bei tų procesų rezultatams. Tad įmonės vadovas turi pagrįstai iš tokių vadovų ir reikalauti pasiekti atitinkamus rezultatus savo vadovaujamose srityse, pats tiesiogiai jose nedalyvaudamas.

Suprantama, jokia normali vadyba (nesvarbu, ar tai būtų taikoma gamybinei, prekybinei ar bendrųjų padalinių vykdomai veiklai) neįmanoma be reikiamos informacijos apie vadovaujamus objektus. Vadyboje informacija yra viskas. Arba, kitaip sakant, vadyboje be informacijos daugiau nieko ir nėra. Reikia pripažinti, kad reta įmonė yra tinkamai išsprendusi šiuos klausimus. Daugelyje įmonių juntamas reikiamos informacijos trūkumas sprendžiant įvairius veiklos vadybos klausimus. Kuo įmonė didesnė, kuo daugiau joje yra padalinių ir darbuotojų (vadinasi, ir daugiau įvairių tarpusavio vadybinių bei ekonominių ryšių) – tuo labiau tas trūkumas jaučiamas. Neretai tiek įmonės, tiek ir atskirų jos padalinių vadovai pasijunta bejėgiai negaudami informacijos, reikalingos išspręsti svarbius vadovaujamos veiklos klausimus.

Tačiau, kita vertus, dažnai įmonės vargsta ir nuo kito kraštutinumo, kai vadovai tiesiog užverčiami daugybę reikalingų ir nereikalingų duomenų, iš kurių vargiai atrenka (o neretai ir neatrenka) sprendimams priimti reikalingą informaciją.

Gana dažnai dėl to, kad nekompetentingi vadovai užsisako iš įmonės apskaitos aparato visokiausių duomenų (kaip jie patys teigia – „dėl visa ko“), įmonėse sukuriamos grandiozinės įvairiausių duomenų rinkimo ir kaupimo sistemos, kurios realiai neduoda kokios nors rimtesnės naudos vadybos aparatui. Kartais įmonėse net įvedamos įvairios darbo laiko apskaitos sistemos, kurios irgi neduoda realios naudos, nes dažniausiai jas įsidiegus nukrypstama vos ne į kiekvienos kiekvieno darbuotojo minutės skaičiavimą, o tai yra visiška beprasmybė. Tačiau daugybė žmonių taip nuolatos dirba, bergždžiai gaišdami ne tik savo darbo laiką, bet ir švaistydami jiems mokamą darbo užmokestį.

Pagal darbo pobūdį ir sprendžiamus klausimus vadovai turi gauti itin segmentuotą informaciją – tik tokią, kokios jiems tuo metu reikia sprendžiant vienus ar kitus klausimus, ir, be to, tik tada, kada jiems tos informacijos reikia. Atsakingiems už prekių pardavimą vadovams turi būti teikiama informacija apie pardavimų veikloje daromus kaštus ir šios veiklos rezultatą (parduotas prekes ir uždirbtas pinigų sumas), atsakingiems už produktų gamybą vadovams teikiama informacija apie gamybinės veiklos kaštus ir jos rezultatą (pagamintus tam tikrų produktų kiekius). Projektų vadovams, atsakingiems už projekto darbų tinkamą atlikimą, turi būti teikiama informacija apie vadovaujamo projekto kaštus ir jo fizinį rezultatą, taip pat ir iš projekto uždirbtą maržą. Na, o įmonės vadovas, atsakingas už bendruosius įmonės kaštus, turi gauti informaciją apie šių kaštų dydį ir jų panaudojimą įmonės ir jos padalinių veiklose.

Vadybai reikalingą apskaitos informaciją (apie kaštus, pajamas, uždirbtą maržą ir pan.) įmonėje turi tvarkyti atskiras už tai atsakingas padalinys, paprastai vadinamas planavimo ir kontrolės skyriumi. Tačiau visą pirminę informaciją vadovai turi gauti tiesiai iš tam tikrus darbus vykdančių padalinių ir projektų. Tiesioginis atsiskaitymas už atliktus darbus ir jiems patirtus kaštus yra gerokai efektyvesnis, nei gaunant tokią informaciją, be to, dažnai ir vėluojant, vien tik iš apskaitos padalinio. Kitaip sakant, apie atliktus darbus ir juos atliekant padarytus kaštus vykdytojai (padaliniai ir darbuotojai) turi tiesiogiai pranešti darbų užsakovams (kitiems padaliniams ir projektų vadovams). Tai įgyvendinama kiekvienam darbuotojui už atliktus darbus ir patirtas išlaidas išrašant atitinkamus vidinius dokumentus (vidines sąskaitas). Suprantama, tai turi būti kompiuterizuota sistema, kad nei dokumentų surašytojams (darbų vykdytojams), nei jų gavėjams (darbų užsakovams) nereikėtų vaikščioti su krūvomis popierių. Pagal tokias atsakomybės centrų darbuotojų išrašytas vidines sąskaitas atliktų darbų užsakovai turi prisiimti jiems priskirtus kaštus, o tai darydami jie įvertina ir jų pagrįstumą. Kadangi tokie kaštai yra numatyti atsakomybės centrų biudžetuose, o motyvacinė sistema skatina darbuotojus taupyti kaštus, niekas nėra suinteresuotas prisiimti iš kitų padalinių daugiau kaštų, nei iš tikrųjų reikalinga tam tikriems darbams atlikti.

Įgyvendinus tokią sistemą pradeda veikti horizontalioji kontrolė, kai visų įmonėje atliekamų darbų ir jų kaštų kontrolę vykdo ne aukščiausieji vadovai, bet pačių atsakomybės centrų vadovai ir jų darbuotojai.

Norint tai įgyvendinti, įmonėje reikalinga kokybiška vadybos ir kaštų apskaitos sistema – be jos visi anksčiau minėti dalykai paprasčiausiai neįmanomi. Tokių apskaitos sistemų įvairovė labai didelė, nes kiekvienai įmonei reikalinga geriausiai jos individualius poreikius atitinkanti sistema. Todėl kiekvienoje įmonėje kuriama individuali ar net unikali vadybos ir kaštų apskaitos sistema. Tačiau tai sukelia tam tikrų problemų. Tinkamiausią minėtos apskaitos sistemą turi susikurti pati įmonė, tačiau tam reikalinga aukšta tiek šiam darbui turinčių vadovauti vadovų, tiek ir apskaitos specialistų kvalifikacija. Kadangi įmonių vadovai vadybos ir kaštų apskaitos žinių dažniausiai neturi arba turi tik minimalių, jiems tokiu atveju tenka labiau pasikliauti apskaitos specialistais, kuriems pavedamas vadybos ir kaštų apskaitos sistemos sukūrimas. Bet jeigu ir pastarieji neturi tinkamos kvalifikacijos šioje srityje, rezultatas bus liūdnas. Šiuo atveju neinvestavus į apskaitos specialistų kvalifikaciją (gerai vadybos ir kaštų apskaitą kol kas išmano retas apskaitos darbuotojas), o dar ir ignoruojant šios srities konsultantus – gero rezultato tikėtis neverta. Kokybė visuomet kainuoja!

Auditorius Valdas Jagminas
UAB „Pačiolis“ viceprezidentas
www.paciolis.lt


Susijusios nuorodos


Vadybos ir vadovavimo mokymai

Manager.LT Akademija – Bendrųjų (socialinių) kompetencijų mokymai

Daugiau informacijos apie mokymus, kursus, seminarus ir konsultacijas rasite interneto svetainėje Akademija.Manager.LT

Paslaugos darbdaviams


Komentarai

Komentarų nėra.

Palikti komentarą

Atviri mokymai,
kursai, seminarai,
konferencijos